Doręczenia za granicę

Dziś jeden z tych rzadkich problemów praktycznych, który nie wynika z wątpliwości interpretacyjnych.

Przepis art.40 § 4 kpa jest klarowny:

Strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wynika z niego, że obowiązek wskazania pełnomocnika dla doręczeń w kraju dotyczy wyłącznie osób, które mieszkają w kraju nienależącym do Unii Europejskiej. Osoby zamieszkałe w krajach Unii powinny otrzymywać pisma na własne adresy zamieszkania.

Pojawia się pytanie, co w sytuacji, gdy strona mieszka w kraju, w którym nie stosuje się tzw. „zwrotek”, czyli zwrotnych potwierdzeń odbioru. Taka sytuacja ma miejsce np. w Wielkiej Brytanii.

Według MSWiA w tej sytuacji zawsze pierwsze pismo w sprawie powinno być do strony wysłane na adres zamieszkania za granicę za pośrednictwem publicznego operatora pocztowego listem zagranicznym za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Jeżeli w ciągu dwóch miesięcy od daty nadania organ nie będzie miał informacji o sposobie doręczenia korespondencji (nie przyjdzie ani zwrotne poświadczenie odbioru ani odpowiedź bezpośrednio od strony) powinien skierować drugie pismo tej samej treści, także co do pouczenia, a jednocześnie rozpocząć ustalanie miejsca zamieszkania strony w każdy inny możliwy sposób. W przypadku, gdy w ciągu kolejnych dwóch miesięcy brak będzie wskazanych wyżej informacji organ powinien wystąpić do Sądu o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, aby reprezentował ją w toku postępowania administracyjnego.

Jest to rozwiązanie kompromisowe i wydaje się zabezpieczać interes stron zamieszkałych w krajach Unii Europejskiej innej niż Polska.

W praktyce wiąże się jednak z przedłużeniem postępowania o wiele miesięcy – dopiero po upływie czterech, organ występowałby do Sądu o wyznaczenie przedstawiciela, co też pewnie trochę potrwa. W tym czasie właściwego postępowania administracyjnego nie będzie się dało prowadzić.

A przede wszystkim w tej sytuacji wniosek składany do Sądu o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej będzie paradoksalnie zawierał adres strony  (adres jest przecież znany organowi, skoro wysłał już dwa pisma do strony, a nie mamy tylko informacji o ich doręczeniu). Może to z gruntu uczynić taki wniosek nieskutecznym – Sąd może uznać, że wyznaczanie przedstawiciela dla osoby, której adres jest znany jest zbędne. A nawet jeśli wyznaczy przedstawiciela, to jego pierwszym obowiązkiem będzie ustalenie miejsca pobytu osoby, do reprezentowania której został  powołany i przesłanie jej informacji o toczącym się postępowaniu administracyjnym z jej udziałem.

I tak koło się zamknie, bo informacja pójdzie na znany adres tyle, że nie będzie informacji o jej doręczeniu.

Dodatkowo pozostaje nadal aktualny utrwalony w orzecznictwie pogląd, że nawet w sytuacji ustanowienia przez sąd przedstawiciela dla nieobecnej strony postępowania administracyjnego organ nie jest zwolniony ze swoich obowiązków i jeśli poweźmie wiadomość pozwalającą na ustalenie adresu zamieszkania strony, winien podjąć stosowne czynności w celu zapewnienia stronie jej osobistego udziału w postępowaniu. A przecież organ cały czas zna adres, tylko nie ma informacji o losach korespondencji.

Błędne koło zamyka się po raz drugi.

Czy to wszystko potrzebne? Przecież gdy strona udowodni, że nie otrzymała zawiadomień, zawsze będzie mogła wnieść o wznowienie postępowania i przeprowadzenie go z jej udziałem. To tego chcąc uniknąć organ zwykle wnosi o wyznaczenie przedstawiciela. Tylko czy w tym wypadku uniknie?

A co jeśli strona otrzymuje te zawiadomienia, tylko pozostaje bierna (wtedy też nie będzie ani zwrotki, ani informacji o stronie). Po prostu czeka na dalszy ciąg. Na przykład na decyzję. Tylko, że decyzja może nigdy na adres zamieszkania nie przyjść, bo organ doręczy ją ustanowionemu przedstawicielowi. Czy unikniemy wznowienie, gdy strona powoła się potem na fakt, że ustanowiono go pomimo, że jej adres był cały czas znany?

No właśnie.