Pismo z urzędu

Zanim na dobre wrócę do pracy, jeszcze jeden lżejszy wpis „bez kategorii”.

Przepisy prawne sporządzane są w charakterystycznym języku – języku prawnym. Słowa mają w tym języku zupełnie inne znaczenie, niż potocznie je rozumiemy. Mieć w tym języku to nie to samo co posiadać, użyczyć znaczy zupełnie co innego, niż pożyczyć. Ten język musi być specyficzny, aby przepisy były zwięzłe i abstrakcyjne, a przez to mogły odnosić się do wielu podobnych sytuacji, bez ich szczegółowego opisywania.

I to nawet zrozumiałe.

Z kolei stosujący przepisy na co dzień pracownicy urzędów, posługują się językiem tzw. urzędniczym. Ten język zazębia się z językiem prawnym, ale też zawiera wyrażenia charakterystyczne wyłącznie dla siebie, stąd zwany też czasem bywa urzędniczym żargonem. Ułatwia on dyskusję o konkretnych rozwiązaniach prawnych i pozwala podzielić się interpretacjami prawnymi,  ale…

No właśnie. W pismach kierowanych do osób spoza prawniczej branży, starających się załatwić swoją sprawę w urzędzie, powinien być stosowany z umiarem i w sposób umożliwiający pełne zrozumienie treści adresatowi.

Językiem urzędowym jest przecież w naszym kraju język polski. To nie tylko frazes, to gwarancja, że urzędowe pisma będą zrozumiałe dla laika.

Pismo do Jana Nowaka o tym, na jakim etapie jest jego sprawa, albo informacja o tym, że termin jej załatwienia się przedłuży, nie musi przecież brzmieć jak zlepek trudnych do zrozumienia słów, z przewagą tych, które nic w praktyce nie znaczą.

Tymczasem zdarza się, że adresat z otrzymanego pisma czy decyzji nie rozumie nic. Nawet z uzasadnienia, które powinno przecież w sposób jasny i przekonujący wskazywać, czemu decyzja jest negatywna lub w inny sposób niezgodna z jego wnioskiem.

W pismach urzędowych mnożą się specjalistyczne wyrażenia, choć mają zrozumiałe odpowiedniki w języku potocznym. Stosowana jest przedziwna, odwrócona składnia, mająca prawdopodobnie nadać treści bardziej władczy wydźwięk.

Niepotrzebnie.

Z dwóch powodów.

Po pierwsze, to urzędnik jest dla ludzi. To prawnik jest dla ludzi. Nie odwrotnie.

Po drugie, niezrozumienie decyzji przez adresata jest wystarczające do wniesienia przez niego skutecznie odwołania. Kodeks postępowania administracyjnego nie przewiduje przecież żadnych formalnych obostrzeń, jeśli chodzi o odwołanie. Nie raz spotkałam się z sytuacją, w której ktoś odwołał się od decyzji „z ostrożności, bo nic z niej nie rozumiał”. Żadna ze stron na tym nie zyskuje. Dla każdej to strata czasu i potwierdzenie przekonania, że między administracją, a obywatelami jest przepaść.

Zatem komunikacja na linii obywatel-urzędnik, powinna być jak najprostsza, przy czym granicą jest tu jedynie konkretność i oficjalność. (Wiadomo, że w tego typu pismach nie ma miejsca na emocje czy kwieciste opisy).

I jak najmniej sytuacji podobnych do tej, z usłyszanej kiedyś przeze mnie anegdoty, gdy petent skarżył się koledze, że nie załatwił sprawy, bo „urzędnik nie widział”.

 – W ogóle?  – zdziwił się kolega.

– Nie, tylko jakiś tam p r z e s ł a n e k.